Microsoft StaffHub ger effektiv och flexibel schemaläggning

– Sidospåret blev lösningen för Qleans största utmaning

Det ursprungliga behovet av en mailadress till varje anställd öppnade upp möjligheten att tackla Qleans största utmaning – att enkelt kunna hantera ett schema med 11-timmarsdagar för 14 anställda.

”StaffHub har verkligen förenklat och effektiviserat vår schemaläggning. Alla har också fått sitt schema i god tid vilket har underlättat enormt vid helger och semestrar.”

– Hans Paréus på Qlean.

Såg utvecklingspotential

Qlean biltvätt och bilvård i Borås kontaktade Make IT med en relativt enkel förfrågan – de behövde en mailadress till varje medarbetare. De hade fått tips från en av våra kunder som vi tidigare hjälpt med Microsoft Office 365. Under vår dialog framgick det att Qleans största utmaning var schemaläggning. Med 14 anställda och 11-timmarsdagar blev det många tider och byten. Vi såg direkt ett behov av StaffHub –  en av de 20-tal applikationer som Microsoft Office 365 erbjuder. En kort demonstration senare valde Qlean att gå vidare med sitt ”sidospår”.

Förenklad kommunikation

Microsoft StaffHub möjliggör att rulla ut ett schema som alla anställda tar del av. Här kan de skicka en förfrågan om att byta tid eller dag direkt i appen. Efter att ha godkänt sin nya tid skickas en notis till ansvarig som i sin tur godkänner eller nekar med ett knapptryck. Här kan även de anställda informeras om vilken av de fyra bilvårdsstationerna de ska jobba på, och få övrig information såsom vilka verktyg som behövs för uppgiften. Ett bra stöd för såväl anställda som nyanställda.

Under samarbetets gång visade sig att Qlean även behövde effektivisera hantering av dokument och spridning av information till alla anställda. Eftersom de redan påbörjat implementering av mail och StaffHub via Microsoft Office 365 blev det naturliga valet SharePoint – ett intranät som byggdes upp och anpassades efter Qleans behov. Här kan de bland annat välja att skicka ut automatiska notiser till allas mobiler när något viktigt kommuniceras.

Mer ansvar och lättare hantering

Sedan Qlean börjat använda Microsoft StaffHub har schemaläggningen blivit både enklare och mer effektiv. Appen har framförallt gett de anställda mer kontroll och ett större ansvar över sina tider. StaffHub har även besparat både ledning och personal magont och stress tack vare en mycket längre framförhållning för helg- och semesterscheman. Genom SharePoint har det administrativa arbetet underlättats då intranätet möjliggör att nå alla anställda med samma information, dokument och företagsresultat. Make IT kommer att finnas kvar som stöd vid mer omfattande utbildningar och utvecklingsworkshops, samt vid enklare dokumenthantering och vardaglig support.

Qlean - Make IT
Qlean - Make IT