Med kraft och logik

Mångsidiga och formbara webbportalen SharePoint är en central del av Office 365. Här finns grunden till ditt intranät, men också mycket kraftfull dokumenthantering. Med skarp överblick över versionshistorik, rättighetshantering och obegränsade möjligheter att skapa logiska funktioner unika för ditt företag. Det blir ett naturligt och sökbart nyhetsflöde inom din organisation och utgångspunkten för alla dina filer. SharePoint är verktyget där du får kontroll över information och kommunikation, och kan skapa de arbetsflöden som gör ditt företag smidigare och mer effektivt.

Vanliga frågor om SharePoint

Vad är SharePoint?
SharePoint är, enkelt uttryckt, en webbaserad lösning som du använder för att lagra och sprida information inom ditt företag. Det finns mallar för olika användningsområden för att du snabbt ska komma igång med saker som nyhetslistor, dokumenthantering och bildbibliotek. För att ge våra kunder ett bra utgångsläge hjälper vi dem ofta att bygga ett intranät i SharePoint. Via intranätet kommer du sedan åt alla filer var du än befinner dig. En viktig skillnad i jämförelse med andra, liknande tjänster är att med SharePoint äger ditt företag all information som finns där. Det är även en plattform där du kan skapa logiska funktioner för att underlätta i dina arbetsflöden.

Hur mycket kostar det att implementera SharePoint?
Vad det kostar beror helt på ditt syfte med SharePoint och dina ambitioner med plattformen. Vi brukar vanligtvis sätta upp grunden för de specifika ändamål och funktioner varje enskilt företag har, sedan är tanken att de ska kunna sköta det själva.

Vad krävs för att implementera SharePoint?
Det krävs att du har licens för Office 365, men utöver det finns det inga krav på hårdvara eller tekniska förkunskaper. Vi brukar säga att det som krävs egentligen är lite av din tid; planera vad du vill använda plattformen till. Sedan hjälper vi dig att komma igång.

I vilken utsträckning underlättar SharePoint mitt arbete?
Från de små sakerna som förenklar vardagen till de stora förändringarna som effektiviserar hela ditt företag – mångsidiga SharePoint blir vad du gör det till. Tänk igenom dina behov för att få ut så mycket som möjligt av SharePoint, eller be oss om en behovsanalys. Exempel på saker du kan underlätta med SharePoint är intern kommunikation, dokumenthantering, moln-access för arbetsfiler eller hela processer från offertförfrågan till leverans.

Ska man överge File Shares och övergå till SharePoint, vilka fördelar har det?
Det finns många fördelar med filhanteringen i SharePoint, som den kraftfulla versionshanteringen där du kan återskapa äldre versioner eller återläsa en fil som du har tagit bort. De vanligaste filtyperna (t.ex. alla Office-filer som Word och Excel) kommer du åt med vilken klient som helst, och du kan sätta regler för att automatiskt arkivera filer efter en viss tid.

Finns det filer som inte är lämpliga för SharePoint?
På sätt och vis, ja. Större, specifika filer som Photoshop- och InDesign-filer öppnas inte direkt ur SharePoint och kan också bli tunga att jobba med om de inte ligger lokalt. Arbetar ditt företag mycket med sådana filer kan det vara en idé att ha en separat filserver vid sidan om SharePoint.

Kan flera användare arbeta på samma dokument samtidigt i SharePoint?
Ja, det går utmärkt förutsatt att det är Office-filer. Vill du vara säker på att ingen annan går in i ditt dokument medan du arbetar i det kan du checka ut filen. Då får du ensamrätt på filen tills du checkar in den igen.

Om anslutningen till internet förloras medan jag arbetar i SharePoint, sparas mitt arbete ändå?
Endast om du har synkroniserat filen i fråga till datorn du jobbar med för tillfället. Om filen bara ligger i molnet sparas tyvärr inga ändringar.

Är SharePoint värd investeringen?
Definitivt ja, av de olika lösningarna som hanterar information så här är SharePoint otvivelaktigt nummer ett. Men – samtidigt måste du veta vad du ska ha det till. Många gånger handlar det om att vänja sig vid ett nytt sätt att arbeta och därför vinner man på att ha funderat i förväg och börjat med de viktigaste delarna.

Erbjuder SharePoint någon säkerhet när min data förflyttas över nätet?
Som utgångsläge är allting krypterat när du jobbar i SharePoint. Vill du öka säkerheten på särskilda dokument kan du sätta tvåstegsverifiering på dem, eller skapa regler som till exempel att filer med en särskild tagg aldrig går att skicka utanför ditt företag. Utöver detta kan du även skaffa tilläggslicenser som ytterligare ökar säkerheten på olika sätt.

Fördelar med SharePoint

  • Rollbaserat
  • Intranät utan stora investeringar
  • Enklare samarbeten
  • Utvecklingsmöjligheter
  • Skapa unika logiska funktioner
  • Detaljerad versionshistorik

Ordnad kontroll

Ofta behöver ett dokument godkännas av någon specifik person innan det skickas ut externt. Med SharePoint kan du sätta regler för varje fil och automatiskt kräva godkännande från till exempel en chef innan det publiceras. På samma sätt kan du välja om särskilda roller inom ditt företag måste granska ett dokument innan det går vidare till nästa led i en process.

Underlättande logik

I SharePoint kan du skapa logiska funktioner som förenklar dina processer avsevärt. Ett exempel är avtalshantering, där du bygger upp ett bibliotek med dina kundavtal och får kontroll över status, när de löper ut och all relevant information. Vår expertis ligger i att analysera dina behov och bygga de logiska funktioner som kommer att göra ditt arbete smidigare.

Tryggare samarbeten

Den rollbaserade dokumenthanteringen i SharePoint låter dig inte bara styra åtkomst och ansvarsområden, utan skapar även trygghet i samarbeten inom ditt företag. Arbeta med dina kollegor i ett och samma dokument samtidigt, eller checka ut en fil som du vill vara ensam om att kunna ändra för tillfället.